Guarda de documentos: entenda a sua importância e como fazer da maneira correta

Guarda de documentos: entenda a sua importância e como fazer da maneira correta

A guarda de documentos é algo fundamental em uma empresa, afinal, são diversos papéis importantes gerados todos os dias, e eles podem ser exigidos a qualquer momento por clientes, fornecedores ou órgãos de fiscalização do governo. Contudo, existe um problema: é preciso armazenar com segurança todos esses documentos e ainda manter um acesso facilitado a cada um dos papéis para evitar longas buscas no caso de uma necessidade. Para ajudá-lo a descobrir como realizar a guarda de documentos de forma simples e eficiente, criamos este pequeno post. Vamos falar sobre a computação em nuvem e como ela pode ser a saída para esse dilema. Confira!

Guarda de documentos em nuvem

O espaço para armazenar documentos sempre foi um problema para as empresas. Com diversas operações todos os dias, o número de papéis relevantes gerados é enorme. No entanto, nos últimos anos, diversas empresas estão descobrindo as vantagens de investir em soluções de armazenamento em nuvem para guardar seus documentos. As ferramentas de cloud computing oferecem um grande espaço em servidores remotos, que permitem o acesso de qualquer local do mundo por meio da web, sendo assim, ainda conferem mobilidade à empresa, que pode acessar seus documentos a qualquer hora e de qualquer lugar. Além disso, procurar por um determinado arquivo é muito mais simples e fácil, sendo necessário apenas digitar o seu nome em uma caixa de pesquisa em vez de passar horas em um depósito.

Opções livres

Existem, hoje, diversos fornecedores de armazenamento em nuvem que ofertam planos gratuitos de uso de suas soluções — ferramentas ideais para novas empresas, que ainda não exigem muito espaço. Entre as principais, estão:

Gsuite

A solução da Google foi uma das primeiras no mercado e oferece cerca de 30 GB de armazenamento gratuito para os seus usuários, contudo, todo esse espaço é compartilhado por outras ferramentas que usam a mesma conta, como o Gmail, o Google Fotos e outras. O recurso permite o compartilhamento de dados e arquivos entre diversos usuários, além de integrar ferramentas de edição de documentos e possibilitar que várias pessoas editem-nos ao mesmo tempo.

Dropbox

O Dropbox é a solução ofertada pela Microsoft e conta com uma conta gratuita de 2 GB para o armazenamento de documentos de sua empresa, sendo possível ganhar mais espaço por meio de indicações de amigos que criem novas contas. É viável compartilhar documentos e demais arquivos com outros usuários da plataforma, que também conta com o Office on-line para edições e integração com o Outlook.

Own Cloud

Essa é uma solução diferente das outras duas, pois trata-se de uma plataforma gratuita e open-source, que pode ser instalada em um servidor privado para criar sua própria nuvem de armazenamento. Dessa forma, o limite de espaço fica restrito apenas ao que o servidor dispõe e pode ser ampliado sempre que necessário. Também não existe nenhum tipo de restrição ao número de usuários.

Serviço personalizado

Por mais que existam diversos fornecedores de solução cloud e plataformas livres, o ideal é contar com uma solução personalizada, que possa utilizar seus princípios de armazenamento e atender suas demandas. Existem fornecedores, hoje, que podem trabalhar as plataformas open-source para adequá-las às suas necessidades, criando um sistema único e próprio para a sua empresa, o que pode ser a melhor saída para o armazenamento de seus arquivos. A guarda de documentos não precisa mais ser um problema e a tecnologia pode auxiliar a armazenar os papéis relevantes gerados pela sua empresa com maior eficiência e simplicidade, reduzindo seus custos. Confira também nosso próximo post e entenda como a rotina de backup é importante para o armazenamento de documentos!

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